La solution Hospivision au CH de Dunkerque

Avant mon arrivée au CHD, en septembre 2015, le décisionnel était quasi inexistant. Les contrôleurs de gestion étaient contraints de consacrer beaucoup de temps à produire les données et, de ce fait, en avaient peu pour les analyser. Tout était réalisé via EXCEL, et il fallait recommencer à fréquence régulière. Pour pouvoir palier cela, ma première tâche a été de préciser tout le potentiel d’un S.I.D. pour affiner le besoin en fonction des différents outils disponibles et retenir les solutions techniques adéquates.

Le CH de Dunkerque et Calais se sont associés pour rédiger un appel d’offres qui consistait en l’acquisition d’un entrepôt de données, d’outils de restitution, et de service pour développer des séries d’indicateurs selon plusieurs thèmes fonctionnels (dépenses, recettes, consommations, RH, dossier patient, PMSI, qualité, urgence).

Se sont ensuite enchainés les développements par PSIH autour des différents volets fonctionnels que le CHD souhaitait couvrir durant 2 années environ.
À cette époque, seuls les référents métiers avaient accès aux données.

Une fois les indicateurs en service, à partir de mai 2019, je me suis attaché à les diffuser aux pôles et services par l’intermédiaire de portails. Chaque pôle a été rencontré afin d’identifier ses besoins sur la base de ce premier catalogue d’indicateurs disponibles, et un portail a été créé pour chaque spécialité médicale de ces pôles afin de suivre leur activité (activité PMSI, dépenses, recettes, imagerie, laboratoire, suivi du personnel médical et non médical, fiches d’événements indésirables, procédures). Au total, une trentaine de portails ont été créés jusqu’à aujourd’hui avec la finalisation du dernier portail pour le service des urgences.

Mon profil, qui est une particularité organisationnelle pour un établissement de santé, a permis de développer des indicateurs internes complémentaires soit sur des domaines fonctionnels déjà couverts soit sur des domaines priorisés en second par rapport au besoin initial (indicateurs de suivi des consultations, du bloc opératoire, de l’imagerie et du laboratoire).

L’avantage de la solution proposée par la société PSIH est qu’elle permet d’y intégrer des indicateurs développés en internes avec ceux qu’elle a développé pour nous, et de les croiser.

Au fur et à mesure de leur mise à disposition, j’ai intégré ces indicateurs dans les portails déjà existants.

10 domaines fonctionnels sont actuellement couverts :

– G.E.F (prévisions budgétaires, charges, produits, immobilisations, consommations, commandes…),
– Ressources humaines,
– Dossier patient (qualité, rendez-vous, comptes rendus),
– G.A.M. (consultations, occupation des lits, journées),
– Qualité (fiches d’événements indésirables et procédures),
– Urgences,
– PMSI,
– Imagerie,
– Bloc opératoire,
– Laboratoire.

33 portails par spécialité médicale ont été créés et déployés, représentant environ un total de 3 200 requêtes, et 6 portails par fonction/métier (ressources humaines non médicales, ressources humaines médicales, PMSI, imagerie, bloc opératoire, laboratoire), représentant environ 800 requêtes, ont également été mis en service.

128 utilisateurs sont référencés dont une trentaine utilisent très régulièrement BI QUERY et/ou PORTAL. La période actuelle est en effet peu propice à l’analyse comparée de l’activité entre deux exercices, qui constitue l’essence des indicateurs par services : une campagne de communication pour promouvoir de nouveau les différents portails sera programmée en sortie de crise.

En moyenne, pour couvrir les développements autour d’un domaine fonctionnel, il faut compter entre quatre à six mois environ.

Si j’avais dû développer l’ensemble des domaines initialement couverts pour disposer de tableaux de bord déjà étoffés sans le Groupe PSIH (dépenses, recettes, consommations, ressources humaines, dossier patient, PMSI, qualité, urgence), le système aurait mis beaucoup plus de temps à être mis en place.

Il me semble important qu’une personne ayant une maîtrise des systèmes d’informations décisionnels soit dédiée à plein temps sur ce projet parce que cela conditionne la réussite d’un tel projet pour :

– Effectuer l’interface entre le métier (praticiens, cadres, chefs de pôles ou de services, experts fonctionnels) et les équipes PSIH.
– Communiquer avec la DSI et les éditeurs de logiciels opérationnels pour obtenir les accès aux données nécessaires.
– Réaliser les évolutions demandées par les utilisateurs sans avoir besoin de systématiquement passer par PSIH.
– Répondre aux questions sur l’utilisation des outils PSIH, ou par rapport aux données qu’HOSPIVISION restitue.
– Suivre la bonne production des indicateurs.

La validation des résultats est une étape indispensable pour le succès d’un système décisionnel pour que les utilisateurs aient une confiance totale dans les données restituées. 

Il a été choisi que je réalise la première phase de la recette afin de m’assurer de la cohérence des résultats cohérents. Donner trop vite la main au métier aurait pu avoir un effet négatif sur la future utilisation si les résultats n’étaient pas cohérents. J’ai donc validé le plus finement possible les résultats pour ne pas monopoliser les experts métiers qui ont d’autres missions plus prioritaires, mais aussi pour qu’ils se sentent vite rassurés sans constater d’éventuelles aberrations qui peuvent toujours survenir.

Une fois cette action réalisée, le métier prend le relai, en allant encore plus dans le détail. Cela permet de relever des cas particuliers non traités, qui souvent n’ont pas été mentionnés initialement, tout simplement parce que personne n’y a pensé.

Tout d’abord, réaliser la validation telle que je l’ai décrite précédemment.

Nous nous sommes aperçus au fil du projet qu’il est important de bien définir la partie contractuelle et tout ce qui concerne la maintenance pour éviter des tensions inutiles.

Par ailleurs, il aurait fallu prévoir que parfois, lors des expressions de besoins pour la réalisation des indicateurs par PSIH, les référents métiers peuvent oublier de mentionner des cas particuliers, évidents pour eux car c’est leur quotidien, mais cela ne l’est ni pour moi, ni pour PSIH. Cela peut engendrer un coût financier complémentaire, ou une charge supplémentaire pour PSIH.

Enfin, lors d’un changement de logiciel source, le nouvel applicatif peut être déployé initialement sans données ou sans couvrir l’ensemble des fonctionnalités (ex : lors du démarrage du nouveau logiciel de gestion RH, nous n’avions pas encore de données sur la paye le 1er mois). Un démarrage trop rapide d’une migration peut entraîner des oublis, car il est impossible de vérifier des indicateurs sur la base de données qui n’existent pas encore. Il faut donc trouver le juste milieu entre un démarrage trop rapide d’une migration et laisser trop longtemps les utilisateurs sans possibilité de restitution sur le domaine concerné.

L’établissement va organiser de nouvelles réunions de présentations des portails par spécialités médicales pour en augmenter l’utilisation, la crise sanitaire en ayant quelque peu freiné le déploiement. Le CHD va également intégrer dans ses portails des indicateurs d’objectifs d’activité pour les comparer directement aux réalisations, et développer des indicateurs de contrôle de la valorisation de l’activité externe ainsi que des indicateurs qualité complémentaires.

L’établissement souhaite monter en charge, via le système d’information décisionnel, pour outiller la pharmacie et le DIM afin de favoriser l’analyse croisée de l’évolution des consommations en lien avec l’activité.

Nous avons fait le choix de développer dans le système d’information décisionnel un portail dédié au laboratoire de biologie et, dans le portail de chaque spécialité, une page dédiée à la biologie, avec l’appui technique de M. DITILYEU. La grande volumétrie traitée impacte le chargement de données, qui peut être un peu plus lent – et nous n’avons plus l’habitude d’attendre avec l’informatique – mais nous apprécions le côté sur mesure de ces portails.

La production automatique des données, selon le rythme souhaité, nous fait gagner beaucoup de temps au quotidien, et sécurise les données restituées grâce à la permanence des méthodes. Nous n’avons plus besoin de faire certains regroupements d’informations manuellement pour les consolider et nos interlocuteurs ont la garantie de disposer de façon régulière des informations dont ils ont besoin, par exemple pour la présentation de l’activité chaque mois en Directoire ou pour le suivi des consommations de B et BHN en réanimation.

En tant que responsable de service, je m’en sers plusieurs fois par semaine, notamment pour préparer des présentations relatives à l’activité de biologie (par exemple le suivi hebdomadaire des tests PCR réalisés dans le cadre de la crise sanitaire), pour lesquelles les tableaux et les graphiques n’ont plus qu’à être copiés et intégrés dans PowerPoint. La présentation visuelle est conviviale et le côté dynamique du portail est très utile. En un clic je peux par exemple appliquer un filtre pour ne restituer que les informations relatives aux examens de biologie externalisés auprès d’un autre laboratoire. Je regarde également très régulièrement les demandes d’examens des différents services. Au besoin je procède à des extractions sous Excel pour ajouter des filtres, supprimer des colonnes, retravailler les données en fonction de mes besoins. Disposer de ces informations va nous permettre de renforcer le dialogue clinico-biologique, notamment en bureau de pôle, afin d’analyser plus finement, sur la base de données étayées, l’évolution des prescriptions de biologie.

Lors de la revue de direction annuelle du laboratoire, nous prenons appui sur les données contenues dans le portail qui nous est dédié. En tant que cadre je l’utilise par exemple aussi pour le suivi de l’absentéisme et des mensualités de remplacement, ou de façon ponctuelle afin de disposer de la pyramide des âges dans le cadre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

La prochaine étape consistera à intégrer dans les portails des pôles les données relatives aux non conformités qu’en tant que cadre de santé j’envoie encore actuellement par mail à chaque service tous les trimestres. Nous aimerions également automatiser, dans le cadre de l’accréditation COFRAC, le suivi des indicateurs du critère d’habilitation et de maintien des compétences avec le temps passé par technicien de laboratoire sur chaque paillasse, afin de nous assurer du maintien des compétences.