Le GHU Paris est officiellement installé depuis le 1er janvier 2019 et emploie 5600 personnels dont 600 médecins, avec un budget de 420 millions d’euros. 60 000 usagers parisiens sont accueillis chaque année par leurs professionnels de santé. Les équipes du GHU reviennent sur les facteurs clés du déploiement de la solution BI Hospivision en HDS et sur les bénéfices apportés par celle-ci après un an d'utilisation.
La solution Hospivision a succédé à un outil décisionnel précédemment implanté. Quels étaient les enjeux du remplacement ? Qu’est-ce qui a motivé le choix d’Hospivision ?
Avant la création du GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences (fusion création au 1er janvier 2019), le Contrôle de gestion (CDG) avait effectivement travaillé avec un autre éditeur sur une solution qui, bien que puissante, avait montré à l’usage un certain nombre de limites en termes d’ergonomie, d’acquisition des données et de maintenabilité à long terme. La complexité de la solution rendait également difficile l’appropriation par les utilisateurs finaux.
Il fallait donc trouver une solution plus simple, plus intuitive et plus ergonomique, facilitant le suivi des contrats de pôles (possibilité pour les Pôles de consulter les données d’activité et de gestion en temps réel), capable également d’intégrer des indicateurs adaptés aux enjeux de notre établissement à références multi-champs et de mettre à disposition des tableaux de bord personnalisés avec une gestion fine des accès.
La solution PSIH Hospivision semblait répondre à l’ensemble de ces attentes et la suite du projet a confirmé ces premières impressions.
Le premier défi a donc été d’apporter davantage satisfaction... Quels ont été les facteurs clés du déploiement d’Hospivision ?
Tout d’abord, une attention particulière a été portée sur la gouvernance du projet. Une chefferie de projet constituée de la MOA (CDG), de l’AMOA (DSI), de la MOE (PSIH) pilote et coordonne les experts BI et les métiers du GHU impliqués dans l’élaboration des indicateurs. Le vrai travail sur le contenu est effectué par ce binôme Ingénieurs BI / Métiers (RH, DIM, Finances, ….) qui élabore les indicateurs spécifiques et définissent les tableaux de bord.
Ensuite, un déploiement par famille d’indicateurs (PMSI, RH, Qualité, Finances, etc…) avec, à chaque étape, des ateliers spécifiques au domaine suivis d’une recette PSIH et d’une recette des Métiers pour validation finale.
Un point hebdomadaire systématique (même très bref, parfois moins de 15mn) à un horaire sanctuarisé permettant d’avancer et de n’oublier aucun traitement de points bloquants.
Enfin, il faut noter la qualité des intervenants du Groupe PSIH car, sur une durée de 24 mois, malgré deux changements de chefferie de projet et un changement d’ingénieur BI, la qualité de la prestation est restée égale et de très bonne facture !
Après un an de mise en production, quels en sont les atouts ?
La solution s’installe doucement comme l’application de référence entre les pôles et la Direction afin de soutenir le dialogue institutionnel. Il y a toutefois encore une double utilisation pour certains pôles (anciens tableaux de bord Excel, nouvel environnement PSIH).
Le fait que la donnée produite ne soit pas modifiable implique aussi des changements dans l’élaboration du reporting à l’intérieur des pôles.
Le second défi du projet a été la fusion des différentes entités en une seule, celle du GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences. C’est un chantier que l’on peut comparer à celui de l’harmonisation du SI dans un GHT. Quels conseils de mise en œuvre donneriez-vous ?
On a fait le choix de démarrer le reporting dans Hospivision à partir de la fusion en un seul établissement du 1er janvier 2019. Il n’y a pas eu de reprise des anciennes données des trois hôpitaux qui constituaient le GHT avant la transformation en une entité unique GHU.
Comment les équipes du Groupe PSIH se sont-elles adaptées à ces enjeux ?
La structure de l’établissement s’est complexifiée avec la création d’un niveau intermédiaire de Coordination de territoire. Les équipes du Groupe PSIH ont su être force de proposition pour nous aider à implémenter intelligemment la structure du nouvel établissement dans l’outil.
Quels conseils méthodologiques donneriez-vous pour faciliter la phase de recette et validation des données et encourager les utilisateurs “métiers” à s’impliquer dans la démarche?
Cela débute dès la réunion de lancement. Afin de s’assurer de la mobilisation de l’ensemble des acteurs du projet au bon moment, une communication claire des enjeux et de ce que cela implique pour eux, favorise la mobilisation.
Il est primordial que chaque direction fonctionnelle soit sensibilisée du temps que leurs équipes respectives devront consacrer pour le bon avancement du projet et que cela soit pleinement intégré dans le plan de charge des personnes mobilisées pour la recette.
Cela permet de planifier des ateliers hebdomadaires avec l’équipe de développement et ainsi de :
1 – Rythmer les séances de travail sur le projet (et ainsi d’éviter l’effet tunnel),
2 – Se “focaliser” sur la validation des données un temps donné et être plus efficace dans l’avancement du projet,
3 – Gagner du temps et éviter de se replonger dans des analyses d’écarts plusieurs semaines après, ce qui impose un temps non négligeable pour se remémorer les calculs réalisés,
4 – Procéder à une validation thème par thème (exemple : effectifs puis entrées / sorties).
Concernant l’analyse des écarts et la validation des données (entre l’outil de production et la BI Hospivision du Groupe PSIH), la bonne méthode peut consister à définir un seuil de tolérance et documenter les choix faits ainsi que la justification, pour qu’ultérieurement l’établissement soit en mesure d’expliquer les écarts minimes et leurs périmètres. Il est également important de recadrer les objectifs et de se poser la question de l’utilité qu’on va en avoir.
Enfin, je dirais qu’avec PSIH, la prise en main de l’outil est assez intuitive et facilite son utilisation même sans compétence technique. Avoir un premier périmètre standard livré permet de se familiariser avec Hospivision et amène à une réflexion sur un élargissement du périmètre adapté à nos propres besoins.
Toutefois, cela nécessite que les référents métiers soient eux-mêmes porteurs du besoin et du cahier des charges.
La force de PSIH est d’être en mesure de s’adapter et d’explorer les différentes possibilités !
Comment s’organise la collaboration entre vous et les Cadres Administratifs de Pôles ?
Pour la partie RH, compte tenu de la sensibilité de certaines données, nous n’avons pour le moment pas diffusé l’entièreté du périmètre aux CAP (cadres administratifs de pôles). L’avantage est qu’avec la gestion des droits de PSIH, on peut affiner les périmètres à diffuser.
La première étape est la formation des CAP, l’acculturation aux données, leur compréhension des chiffres, de nos tableaux et leur usage.
Nous avons donc fait le choix pour le moment que le CDG RH soit producteur des tableaux de bord et que les CAP soient lecteurs. À terme, quand ils se seront appropriés l’outil, l’objectif est qu’ils soient autonomes.
Cet outil PSIH a pour objectif d’appuyer un réel dialogue de gestion.
Les CAP ayant accès aux modules décisionnels peuvent alors analyser les chiffres et venir en réunion de gestion avec des éléments de contexte “terrain” à nous transmettre pour mieux analyser l’évolution des données. Dès lors, un vrai dialogue de gestion s’instaure : les données leur servent d’appui à leurs demandes, l’outil Hospivision devient alors un vrai support décisionnel pour la réunion.
